کارکنان توانمند و سازمان هاي امروز
عنوان مقاله: کارکنان توانمند و سازمان هاي امروز
مولف/مترجم: فضل الله ساجدي ، اعظم اميدواري
چکيده:
در اين مقاله با رويکردي کاربردي به مفهوم توانمندسازي کارکنان، به بررسي عوامل موثر بر توانمندسازي آنها پرداخته شده است. توانمندسازي کارکنان يکي از ابزارهاي موثر براي افزايش بهره وري کارکنان و استفاده بهينه از ظرفيت ها و توانايي هاي فردي و گروهي آنها در راستاي اهداف سازماني است. سازمان ها امروزه تحت تاثير عواملي از قبيل افزايش رقابت جهاني، دگرگوني هاي ناگهاني، نياز به کيفيت و خدمات پس از فروش، وجود منابع محدود و... زير فشارهاي زيادي قرار دارند. پس از سالها تجربه، دنيا به اين نتيجه رسيده است که اگر سازماني بخواهد در امور کاري و اقتصاد خود پيشتاز باشد و در عرصه رقابت عقب نماند، بايد از نيروي انساني متخصص، خلاق و باانگيزه بالا برخوردار باشد. منابع انساني اساس ثروت واقعي يک سازمان را تشکيل مي دهد. در ادامه به اهميت و ضرورت توانمندسازي کارکنان در سازمان ها و ويژگي هاي سازمان ها و کارکنان توانمند اشاره و دستاوردهاي حاصل از اجراي توانمندسازي در سازمان ها و موانع موجود جهت اجراي توانمندسازي آورده شده است. درنهايت به بررسي چند نمونه از فنون و ابزار خلق توانمندي در سازمان پرداخته شده است.
مقدمه
توانمندسازي کارکنان يکي از تکنيکهاي موثر براي افزايش بهره وري کارکنان و استفاده بهينه از ظرفيت و تواناييهاي فردي و گروهي آنها در راستاي اهداف سازماني است. توانمندسازي فرايندي است که در آن از طريق توسعه و گسترش نفوذ و قابليت افراد و تيمها به بهبود و بهسازي مستمر عملکرد کمک مي شود. به عبارت ديگر توانمندسازي يک راهبرد توسعه و شکوفايي سازماني است. در اين مقاله با يک رويکرد کاربردي به مفهوم توانمندسازي کارکنان به توضيح و تبيين ابعاد اين مفهوم پرداخته شده است. تعاريف، ويژگيهاي سازماني کارکنان توانمند، عوامل موثر بر توانمندسازي دستاوردها و موانع موجود در سازمانها مقولاتي است که در اين نوشتار به آن پرداخته شده است. در اين مقاله سعي بر اين بوده است که با پرهيز از بحثهاي پراکنده و حاشيه اي براي سازماني که مديريت آن درصدد بهبود تواناييهاي کارکنان خويش است، چارچوبها و روشهاي دستيابي به اين هدف تبيين شود.
اهميت و ضرورت توانمندسازي کارکنان در سازمانها
سازمانهاي امروز تحت تاثير عواملي از قبيل افزايش رقابت جهاني، دگرگونيهاي ناگهاني، نياز به کيفيت و خدمات پس از فروش و وجود منابع محدود و … زير فشارهاي زيادي قرار دارند. پس از سالهاي زيادي تجربه، دنيا به اين نتيجه رسيده است که اگر سازماني بخواهد در اقتصاد و امور کاري خود پيشتاز باشد و در عرصه رقابت عقب نماند بايد از نيروي انساني متخصص، خلاق و باانگيزه بالا برخوردار باشد. منابع انساني اساس ثروت واقعي يک سازمان را تشکيل ميدهند. بين سرمايه انساني و بهرهوري در سازمانها رابطهاي مستقيم وجود دارد. از دغدغههاي مهم بنگاههاي اقتصادي موفق جهان، گردآوري سرمايه انساني فرهيخته و خردورزي است که قادر به ايجاد تحول در سازماني که به آن متعلقند، باشند. يک سازمان موفق مجموعهاي است مرکب از انسانهايي بافرهنگ سازماني، انديشه و اهداف مشترک که با کار گروهي در نظام انعطافپذير سازمان، تجارب و دانش خود را با عشق به پيشرفت روزافزون سازمان در اختيار مديريت خود قرار ميدهند. بنابراين هر فرد نسبت به سازمان و وظيفهاي که انجام ميدهد، احساس مالکيت خواهد کرد. استفاده از تواناييهاي بالقوه منابع انساني براي هر سازماني مزيتي بزرگ به شمار ميرود. در بهرهوري فردي، سازمان از مجموعه استعدادها و تواناييهاي بالقوه فرد به منظور پيشرفت سازمان استفاده ميکند و با بالفعل درآوردن نيروهاي بالقوه و استعدادهاي شگرف در جهت سازندگي موجب پيشرفت فرد و همسويي با سازمان خواهد شد. بنابراين لازمه دستيابي به هدفهاي سازمان، مديريت موثر اين منابع باارزش است. دراين راستا رشد، پيشرفت، شکوفايي و ارتقاي توانمنديهاي کارکنان که در ساليان اخير تحت عنوان توانمندسازي کارکنان مورد توجه صاحبنظران و کارشناسان مديريت منابع انساني واقع شده است. همانگونه که سازمانها به مقابله با چالشهاي سازماني بر ميخيزند و بهبود مستمر را در اولويت قرار دادهاند، نياز بيشتري به حمايت و تعهد کارکنان و درگيرکردن آنها در کار احساس ميشود. توانمندسازي تکنيکي نوين و موثر در جهت ارتقاي بهره وري سازمان به وسيله بهرهگيري از توان کارکنان است. کارکنان به واسطه دانش، تجربه و انگيزه خود صاحب قدرت نهفته هستند و در واقع توانمندسازي آزاد کردن اين قدرت است. اين تکنيک ظرفيتهاي بالقوهاي که براي بهرهبرداري از سرچشمه توانايي انساني که از آن استفاده کامل نميشود، در اختيار ميگذارد و در يک محيط سالم سازماني روشي متعادل را در بين اعمال کنترل کامل از سوي مديريت و آزادي عمل کامل کارکنان پيشنهاد ميکند. در بحث توانمندسازي مسائلي از اين قبيل مورد بررسي قرار ميگيرد که جو مديريتي و فضاي سازمان براي کارکنان چگونه است؟ مديريت سازمان آيا امکان بروز عقايد و افکار را به کارکنان خود ميدهد؟ آيا اساس انتخاب و بکارگيري افراد در مشاغل شايستگيها و صلاحيتهاست يا اينکه صرفاً بر اساس داشتن رابطه و اطلاعات محض است؟ آيا سيستم تشويق و تنبيه عادلانه در سازمان وجود دارد؟ ميزان مشارکت در سازمان چقدر است؟ مديران تا چه اندازه محيط را براي انجام کار جذاب نمودهاند؟
امروزه مزيتي که سازمانها براي پيشي گرفتن از يکديگر دارند نه در بکارگيري فناوري جديد، بلکه در بالا بودن اعتماد به نفس و ميزان تعهد کارکنان به اهداف سازماني نهفته است. براي گذر از مرحلههاي گوناگون، سازمانها بايد خود را با موقعيتهاي مختلف سازگار کنند و روشهاي جديدي را فرا گيرند. در اين صورت بايد به شناسايي مواردي که ميتواند در سازندگي محيط کار توانمند و موثر باشد، برسند. در سازمانهاي نو کارکنان نه تنها براي انجام وظيفهاي که به عهده دارند، بلکه براي بهبود کارکرد کل سازمان احساس مسئوليت ميکنند. آنها براي افزايش مستمر عملکرد بهره وري به گونهاي فعال با يکديگر به کار ميپردازند.
تعاريف مفهومي واژه توانمندسازي
تعاريف گوناگوني از واژه توانمندسازي توسط پژوهشگران و صاحبنظران دراين زمينه ارائه شده است. عبارت زير تقريباً همه مفاهيم موجود در تعاريف ارائه شده را در برميگيرد:
- توانمندسازي عبارت است از شناختن ارزش افراد و سهمي که ميتوانند درانجام امور داشته باشند.
- توانمندسازي نيروي انساني يعني ايجاد مجموعه ظرفيتهاي لازم در کارکنان براي قادر ساختن آنان به ايجاد ارزش افزوده در سازمان و ايفاي نقش و مسئوليتي که در سازمان به عهده دارند، توأم با کارايي و اثربخشي.
- توانمندسازي عبارت است از طراحي و ساخت سازمان به نحوي که افراد ضمن کنترل خود، آمادگي قبول مسئوليتهاي بيشتري را نيز داشته باشند.
- توانمندسازي عبارت است از توسعه و گسترش قابليت و شايستگي افراد براي نيل به بهبود مستمر در عملکرد سازمان.
- توانمندسازي عبارت است از ارتقاي توانايي کارکنان در استفاده بيشتر از قوه تشخيص و تحليل، داشتن بصيرت در انجام کارهايشان و مشارکت کامل در تصميمهايي که بر زندگي آنها اثر ميگذارد.
-توانمندسازي عبارت است از آزاد کردن نيروهاي دروني افراد براي کسب دستاوردهاي شگفت انگيز.
- توانمندسازي در مفهوم سازماني عبارت از تغيير در فرهنگ و شهامت در ايجاد و هدايت يک محيط سازماني است.
عوامل موثر در فرايند توانمندسازي کارکنان
با توجه به مطالب ذکر شده ميتوانيم در يک جمعبندي کلي عوامل موثر بر توانمندسازي کارکنان را به شرح زير بيان کنيم:
1- مشخص بودن اهداف، مسئوليتها و اختيارات در سازمان: کارکنان بايد از مسئوليتها و شرح وظايف خود، هدف و ماموريت سازمان و مراحل و فرآيندهاي کاري آن آگاهي داشته باشند.
2- غنيسازي مشاغل و ارتقاي شغلي کارکنان: سازمان بايد به منظور به روز بودن اطلاعات فني و تخصصي کارکنان و افزايش محتوي شغلي آنها اقدام کند. همچنين به منظور برآورده کردن اصل جانشينپروري در سازمان بايد از فنون چرخش کاري استفاده کند.
3- روحيات و تعلق سازماني: به منظور برآورده کردن اين عامل بايد براي کارکنان در سازمان احترام گذارد و درجهت رفع مشکلات شخصي ياري و کمک کرد. براي ابداع، نوآوري و خلاقيت در کارکنان بايد زمينههاي مناسب فراهم شود و مديريت ارشد سازمان اطمينان حاصل کند که کارکنان تمايل به انجام اموري که به آنها واگذار شده است را دارند.
4- اعتماد، صميميت و صداقت: سازمان بايد فضاي مثبت و روابط کاري دوستانه را بين کارکنان ايجاد کند و اعتماد بين مديران و کارکنان را افزايش دهد.
5- تشخيص و قدرداني: تناسب حقوق و دستمزد و پاداش دريافتي با کاري که کارکنان انجام ميدهند، توزيع مناسب امکانات رفاهي در سازمان و تناسب ارتقاي شغلي کارکنان با شايستگي آنها ميتواند عامل مطرح شده را در سازمان پوشش دهد.
6- مشارکت و کارگروهي: بکارگيري نظرات و ايدههاي کارکنان در تصميمگيريها و همکاري آنها در بهبود و پيشبرد امور سازمان، تفويض اختيار به کارکنان در سطوح مختلف، مشارکت دادن کارکنان در ارائه پيشنهاد جهت بهتر انجام شدن امور و کنترل امور انجام شده کارکنان توسط خودشان ميتوانند به عنوان عامل مشارکت و کارگروهي در افزايش توانمندسازي کارکنان در سازمانها تاثيرگذار باشد.
7- ارتباطات: شامل برقراري ارتباط و دسترسي آسان کارکنان به مديران و سرپرستان، شفافيت و روشن بودن ارتباطات کاري کارکنان با مديران و سرپرستان و اطلاع کارکنان از امور جاري شرکت در ارتباط با حوزه کاري خود و … است.
8- محيطکاري: از جمله عوامل موثر که کمابيش در سازمانها بر روي آن تاکيد ميشود محيط کاري است. اهميت به ايمني و سلامت کارکنان در محيط کار، ايجاد موقعيتهاي مناسب جهت ارتقاي شغلي کارکنان، کاهش فشار و تنشهاي موجود در محيط کار ميتواند از جمله موارد مرتبط با محيط کار باشد.
9- بهينهسازي فرايندها و روشهاي کاري: شفاف و مشخص بودن گردش کار و اطلاعات در سازمان، مستندسازي روشهاي کاري و بازنگري دورهاي و اصلاح روشهاي کاري و سادهسازي امور از عوامل موثر در برآورده شدن بهينهسازي فرايندها و روشهاي کاري است.
10- اطلاعات، دانش و مهارت شغلي: جهت تامين اين عامل وجود امکانات جهت توسعه مهارتهاي شغلي در سازمان ، وجود زمينههاي آموزش موثر و کارا در سازمان و داشتن اطلاعات فني و تخصصي در ارتباط با پستها ميتواند مفيد باشد.
دستاوردهاي حاصل از اجراي توانمندسازي در سازمان
توانمندسازي کارکنان همانگونه که در بخشهاي قبل به آن اشاره شد، استفاده از ظرفيتهاي بالقوه در کارکنان است که در زمان حال از آن استفاده کامل نميشود. از جمله دستاوردهايي که سازمانهاي توانمند ميتوانند در اثر به کارگيري و اجراي اين عوامل به دست آورند، موارد زير است:
- تامين رضايت مشتري و افزايش آن
- همسويي با نيازهاي بازار
- افزايش رضايت شغلي در کارکنان
- افزايش احساس تعلق، مشارکت و مسئوليت در کارکنان
- تغيير طرز تلقي از اجبار به اختيار
- تعهد بيشتر کارکنان و بهبود کيفيت در کارها
- ارتباط بهتر کارکنان با مديران و سرپرستان
- کاهش هزينه هاي عملياتي و افزايش سودآوري سازمان
- افزايش کارآيي فرايند تصميم گيري
- بهبود مستمر در سازمان و افزايش بهرهوري
- خلق ابتکارات جديد و استفاده بيشتر از منابع فکري.
موانع موجود در سازمانها جهت اجراي توانمندسازي
اجراي عوامل توانمندسازي در سازمانها بسيار مفيد و باعث افزايش بهرهوري سازمان و کارکنان ميشود. لازمه اجراي اين تکنيک نياز سازمان، پشتيباني مديران ارشد آن و همکاري با کارکنان و عوامل اجرايي در پيشبرد امور است. از جمله موانع اجراي اين عوامل عبارتند از :
- حاکم بودن ساختار رسمي و سلسله مراتبي
- پايين بودن اعتماد و اطمينان اعضاي سازمان به يکديگر
- نگرش نامناسب مديران به کارکنان و سبکهاي مديريت و رهبري نامناسب
- فقدان مهارتهاي لازم در کارکنان
- تفاوت زياد بين افراد در سازمان و وجود سيستمهاي پرسنلي غيرهماهنگ
- تشنج و استرس در محيط کاري.
فنون و ابزارهاي خلق توانمندي در سازمانها
به منظور توانمندسازي کارکنان در سازمان به بسترسازي اوليه و مناسب در محيط سازمان نياز است. در سازمانهايي که عوامل تاثيرگذار در توانمندسازي به طور کامل و صحيح اجرا مي شود، ميتوان اطمينان داشت که بهترين استفاده از نيروي انساني و درنتيجه بيشترين بهرهوري در سازمان وجود دارد. ولي براي اجراي اين عوامل از چه فنون و ابزاري ميتوان استفاده کرد؟ در زير به چند نمونه از فنون خلق توانمندي در سازمانها اشاره شده است و درصورت لزوم توضيحاتي نيز ارائه شده است.
1- اجراي نظام پيشنهادها در سازمان
2- تشکيل دواير کيفيتي
3- تشکيل گروههاي کاري: از جمله وظايف مديران تشکيل گروههاي کاري توانمند است. براي اين منظور ايجاد و رشد عوامل چندي در محيط کار از الزامات به شمار ميرود که مديران و کارکنان با هم در ايجاد و گسترش آنها سهيماند. از جمله اين موارد عبارتند از: احترام، اطلاعات، کنترل، تصميمگيري، مسئوليت و مهارت.
4- ايجاد و بکارگيري سيستم مناسب ارزيابي عملکرد و معرفي کارمند نمونه در دوره هاي زماني مشخص.
5- ايجاد امکانات انگيزشي
6- غنيسازي شغلي: به منظور غنيسازي شغلي بايد اطلاعات کافي در مورد شغل وجود داشته باشد که از طريق تجزيه و تحليل شغل ميتوان به آن دست يافت. تجزيه وتحليل شغل عبارت است از روشهايي براي تعيين و شناسايي وظايف، مسئوليتها، شرايط کاري و ارتباط بين مشاغل و خصوصيات انساني کارکنان. در واقع تجزيه و تحليل شغل خلاصهاي از وظايف، مسئوليتها، رابطه آن با مشاغل ديگر، دانش و مهارتهاي مورد نياز براي تصدي شغل و شرايط کاري است. تجزيه و تحليل شغل از اساسيترين و بهترين کارهايي است که کليه موسسات براي استفاده، پرورش و حفظ منابع انساني و غنيسازي شغل آنها انجام ميدهند.
نتيجه گيري
اين مقاله با تاکيد بر ايجاد امنيت و آرامش در محيط کار، پرخاشگري، اعمال زور و انحصارطلبي در اختيارات و دستاوردها را شايسته محيط اثربخش نميداند. همچنين روابط بر مبناي احترام و اعتماد متقابل را لازمه ايجاد وحدت جمعي در تصميمگيري، اجرا و مسئوليتپذيري ميداند و معتقد است اگر مديريت بتواند ساختارهاي تکميلي و آئيننامههاي موجود را در راستاي توانمندسازي کارکنان و کار گروهي تغيير دهد ميتواند اعلام کند که گامي در جهت توانمندسازي خود، کارکنان و سازمان برداشته است که نتيجه آن خلق يک محيط کاري توانمند در هر يک از ابعاد سازماني است. در غيراين صورت تمام تلاشها محکوم به شکست خواهد بود.
منابع
1 - دنيس ، تي جف/ سينديا دي اسکات مهارتهاي مديريت برتر ، توانمندسازي کارکنان زمينه اي براي مديريت توانمند، مترجم : دکتر بهزاد رمضاني، نشر دايره (1377)
2 - گيزلا هاگمن، انگيزش و مديريت تحول، مترجم : علي محمد گودرزي، نشر موسسه خدمات فرهنگي رسا (1380)
3 - حبيب ا... دعائي، مديريت منابع انساني، نشر دانشگاه فردوسي مشهد (1377)
4 - بلانچارد، کارلوس و راندولف، مديريت تواناسازي کارکنان، مترجم: دکتر مهدي ايران نژاد، نشر مديران، (1381)
5 - درک رون تري، چک ليست مديران، مترجم : عباس دهقاني، نشر پيکان (1382)
6 - مجله تدبير شماره 128, 129, 132، 155
(مطالب مرتبط با توانمندسازي کارکنان)
http://www.todaysengineer.org
htpp://www.pr.agri-jahad.ir
امروزه از نیروی انسانی به عنوان اصلی ترین سرمایه سازمان نام می برند اگرچه تصور بر اين است مديريت بر منابع انساني راحت تر از مابقي منابع توليد باشد اما بدون اغراق باید گفت جذب، حفظ و صیانت این سرمایه بزرگ کاری بس مشکل و طاقت فرساست که اندک مدیرانی می توانند به راحتی از عهده آن بر آیند . در این وبلاگ سعی شده است تا مطالبی کاربردی برای علاقه مندان ، پژوهشگران و مدیران سازمانها ارائه گردد امید است مورد قبول واقع گردد.